Astrolab Việt Nam có đội ngũ gọn, mỗi người phụ trách trọn một mảng. Vị trí này giữ phần nền: hồ sơ, quy trình và lịch làm việc chạy đúng để những người còn lại tập trung vào sản phẩm. Đây là vai trò tiếp xúc gần như toàn bộ thông tin nội bộ — hợp đồng, lương, kế hoạch chưa công bố — nên yêu cầu cao nhất không phải kinh nghiệm, mà là sự cẩn thận và kín đáo.
1. Hành chính – văn phòng
- Quản lý văn phòng: thiết bị, văn phòng phẩm, các hợp đồng dịch vụ và thuê văn phòng
- Quản lý văn thư và lưu trữ: hợp đồng, công văn đi – đến, hồ sơ pháp lý của công ty, sắp xếp để tra cứu lại được khi cần
- Theo dõi các mốc phải làm đúng hạn: gia hạn hợp đồng, kê khai, hồ sơ nộp cho cơ quan quản lý
- Phối hợp với Kế toán trong tạm ứng, thanh toán và hoá đơn chi phí vận hành
- Đón tiếp khách, sắp xếp phòng họp và hậu cần cho các buổi làm việc
2. Nhân sự
- Tuyển dụng: đăng tin, sàng lọc hồ sơ, sắp lịch phỏng vấn, theo dõi tiến độ từng vị trí và phản hồi ứng viên đúng hẹn
- Tiếp nhận nhân sự mới: hợp đồng lao động, hồ sơ, bàn giao thiết bị và tài khoản làm việc
- Chấm công, theo dõi nghỉ phép, chuyển số liệu cho Kế toán tính lương
- Thủ tục bảo hiểm xã hội và các chế độ cho người lao động, trực tiếp hoặc qua đơn vị dịch vụ
- Giữ hồ sơ nhân sự đầy đủ và đúng quy định; là đầu mối giải đáp cho nhân viên về chế độ
3. Trợ lý Giám đốc
- Quản lý lịch làm việc, sắp xếp cuộc họp và chuẩn bị tài liệu trước mỗi buổi
- Ghi biên bản, chốt đầu việc sau họp và theo đến khi các bộ phận hoàn thành
- Chuẩn bị tài liệu, văn bản và báo cáo tổng hợp theo yêu cầu
- Là đầu mối liên hệ với đối tác trong phạm vi được uỷ quyền
- Sắp xếp lịch công tác và các công việc phát sinh của Giám đốc
Yêu cầu ứng viên
- 1–3 năm kinh nghiệm hành chính – nhân sự, trợ lý hoặc thư ký; từng làm cả hai mảng là lợi thế
- Kín đáo và cẩn thận với thông tin nội bộ — đây là yêu cầu bắt buộc, không thương lượng
- Tổ chức công việc tốt: theo được nhiều đầu việc song song và không để việc rơi
- Thành thạo bảng tính và soạn thảo văn bản; viết email, công văn rõ ràng, đúng thể thức
- Nắm được cơ bản về hợp đồng lao động, bảo hiểm xã hội và các thủ tục nhân sự thông thường
- Giao tiếp điềm đạm, làm việc được với cả đối tác bên ngoài lẫn đồng nghiệp trong công ty
- Chủ động: thấy việc thì làm và hỏi lại khi chưa rõ, thay vì chờ được giao
Quyền lợi
- Mức lương thoả thuận theo kinh nghiệm
- Làm việc trực tiếp với Giám đốc, nắm được bức tranh chung của cả công ty
- Được chủ động xây dựng và chuẩn hoá quy trình nội bộ từ đầu
- Chế độ BHXH, nghỉ phép theo quy định